みなさん、課題管理表という言葉をお聞きになったことはありますか？
クライアントに依頼している作業や確認を抜け漏れのないように管理する表のことです。
Webサイトを作成するときは資料の確認やデザインの検討など、クライアントに数え切れないほどの依頼をします。
この依頼が終わってから、別の依頼をする…というように1つずつお願いできれば親切なのですが、場合によっては一気に複数の確認依頼をせざるを得ない時があります。
一気に複数の依頼をすると、抜け漏れが発生しやすくなってしまものです。
そんな時に活用するのが課題管理表です！
課題管理表の使い方や課題管理表の見本をご紹介します。
課題管理表とは
クライアントへお願いしたこと、またはクライアントからお願いされたことを記載し、全員が把握できるように一覧にしたものを課題管理表と言います。
課題管理表に記載する必須項目は以下です。
- 課題No
- 課題内容
- 課題記入日
- 課題記入者
- 対応担当
- 対応内容（経過報告）
- ステータス
- 対応期間
- 完了確認日
エクセルなどで作成するのが一般的です。
このような形で見本を作成してみました！
課題管理表の活用方法
クライアントへ依頼をするとき
step
1課題管理表の各項目を入力
作業区分「作業」「確認」「要望」を入力する
「作業」は資料に情報を入力してもらうなど、実作業が発生する時に選択します。
「確認」はディレクターが作成した資料を確認するなど、確認作業が発生する時に選択します。
「要望」は主にクライアントが課題管理表を起票する際にディレクターに要望がある時に選択します。
記入日に起票した日付を入力
記入者に起票した人の名前を入力
対応担当にクライアント名、もしくは担当者名を入力
クライアントからお願いされた場合は、ディレクター名を記入しましょう。
対応期限に完了希望日を入力
ステータスを「依頼済み」にする
ステータスは「依頼済み」「対応中」「対応終了」で今の進捗状況を共有することができます。
step
2課題内容に詳細を入力
内容にクライアントへの依頼詳細を入力
メール本文に依頼内容を詳細まで書いてしまうと、メールの文章が長すぎて読みたくなくなってしまいますよね。
また、メール本文のみに依頼内容を書くと、後々クライアントが作業する際にメールを探す手間が増えてしまいます。
課題管理表を見直せば、依頼の内容がすぐ振り返られるようにした方が親切です。
- 課題管理表を送付したメールのタイトル
- 依頼内容の詳細
- 確認してほしい資料のファイル名
この辺りは必須で入力しましょう。
step
3メールで送付
課題管理表に入力ができたら、メールで送信するだけです。
課題管理表に入力した内容を要約してメールに記載してあげると親切ですね。
クライアントから返答が来たとき
step
1対応の詳細を入力
例えば、クライアントから
すみません、5月7日まで期限延ばしてもらえませんか？
このような依頼があり、期日を延長しても問題ない場合は、その過程も課題管理表に記載しましょう。
確認できました！
確認が終わったら課題管理表のステータスを対応終了にしましょう。
課題管理表を使うメリットとは
- クライアントがタスクの管理をしやすい
- ディレクターだけでなくチーム内で情報共有できる
- エビデンス（証拠）を残せるので、言った言わないになりにくい
まだ活用していない方はぜひ使ってみてください！
課題管理表（見本）